“Geri Bildirim & İleri Besleme”
Eğer çalışanlarınızın performansı için ihtiyaç duyduğu yönlerini belirlemezsiniz, onların gelişimini bekleyemezsiniz. Performansı düşüren, engelleyen davranış açıkça ortaya konmadığı, konuşulup farkındalık yaratılmadığı sürece değişmez.
Kötü iş performansını çalışanlar ile konuşmak onları motive ettiği gibi problem yaratabilecek durumları da azaltır. “Discipline Without Punishment” kitabının yazarı Drick Grote “İnsanlar, hiç kimse aksini söylemeye cesaret edemediği için, işleri doğru yaptıklarına inanırlar ve hala niçin terfi etmediklerini anlayamazlar. Buna ek olarak, Grote “Bir şirket kötü performansından dolayı bir elemanı işten çıkarmak isteyebilir ama sırf bu konuyla ilgili dokümantasyon eksikliğinden bunu yapamaz. Ya da şirket şimdiye kadar hiç eleştirmediği bir çalışanı bir anda işten çıkarabilir. Bu ise çalışanda kendini yanlış yargılama gibi sorunlar ortaya çıkarır. Örneğin; 50 yaşımın üzerinde olduğum için, kadın olduğum için, vb…
Uzun yıllardır iş hayatında yukarıdaki sorunları yaşamamak için altı aylık, yıllık performans değerlendirme formları kullanıldı. Geçmişi değerlendiren bu formlar günümüzün hız ve çevik dünyasına hantal kaldı anlık geri bildirimler, sürekli geri bildirimler gündeme geldi.
Gelişim için hayatımızda zaten her daim var olan geri bildirim, eleştiri ile eşanlamlı hale gelir oldu. Başkalarına geri bildirimde bulunduğumuzda, bu genellikle geçmiş performanslarındaki başarısızlıkların veya kusurların bir listesidir. Eleştirilmek asla olumlu duygularla sonuçlanmaz. Ve geçmiş performansımızı değiştirmek için yapabileceğimiz hiçbir şey olmadığından, deneyim genellikle hayal kırıklığı da yaratır.
Öğrenme geri bildirim gerektirir (hem olumlu hem de olumsuz). O olmadan, neyi iyi yaptığımızı, nerede iyileştirmeye ihtiyacımız olduğunu veya nasıl geliştireceğimizi bilmiyoruz. Ancak, bu süreçte tetiklenen olumsuz duygular çoğu zaman araya giriyor.
Daha iyi bir yol var.
İşletme eğitimcisi ve koçu Marshall Goldsmith tarafından geliştirilen bir kavram İleri besleme (Feedforward).
“İleri Besleme” günümüzün işyerlerinde giderek daha popüler hale gelen bir uygulamadır. Bu uygulama, liderlere yararlı içgörü sağlayabilir ve gelecek için daha olumlu bir çalışma ortamı yaratmaya yardımcı olurken, çalışanların verimliliklerini ve performanslarını yavaşlatan ve olumsuz yönde etkileyen engelleri aşmalarına yardımcı olur.
Özünde, geri bildirimin odağını geçmiş performansın eleştirisinden gelecekteki iyileştirme önerilerine kaydırır. Bu kulağa büyük bir fark gibi gelmeyebilir, ancak alan taraftaki kişiye tamamen farklı geliyor.
Bir çalışan geri bildirim aldığında, şu anda nasıl performans gösterdiği hakkında bilgi alır. Feedforward, geri bildirimin tersi bir alıştırmadır. Olumlu veya olumsuz geri bildirimi geleceğe yönelik çözümlerle değiştirme sürecidir. Basit bir ifadeyle geçmişe değil geleceğe odaklanmak anlamına gelir.
Örneğin, müşteri hizmetleri becerilerinin geçmişte nasıl daha az etkili olduğunun kanıtlandığı örneklerle sunulmak yerine (geri bildirim), bir çalışana gelecekte müşteri şikayetlerini nasıl ele alacağına dair öneriler, öneriler ve teşvik sağlanabilir (ileri besleme).
“10 dakikalık bir sunum için çok fazla slaytınız vardı. Sadece yarısı kadarına ihtiyacın vardı. ” (Geri bildirim)
“Bir dahaki sefere sunum yaptığınızda, slaytların sayısını azaltmayı denemenizi tavsiye ederim. Yardımcı bir kılavuz olarak dakikada bir slayt kullanıyorum. ” (İleri Besleme)
Her iki örnekte de amaçlanan mesaj aynıdır. Ancak ikinci ifade, geçmişe yönelik bir eleştiri değil, gelecek için bir öneri olduğu için savunmacı bir tepkiyi tetiklemez. Bir bireyin ikinci ifadeyi hem duyması hem de içselleştirmesi çok daha olasıdır çünkü bu onlara bir seçim yapma gücü verir.
Geri bildirim, gelişme için hayati önem taşır. Ancak, duygusal tepkimiz nedeniyle geri bildirimi duyamaz veya içselleştiremezsek, bu tamamen etkisizdir.
İleri besleme değerlendirmesi, çalışanların önceden öğrenmesi ve geçmişteki hataları tekrarlamaktan kaçınması için bir yol sağlar. İleri beslemeli bir değerlendirme, çalışanların sorunları çözmek için yeni ve etkili yöntemler öğrenmesine yardımcı olabilir. Birçok kuruluş, çalışanlarının performansını iyileştirmek için ileri beslemeye geçiş yapıyor ve ileri besleme değerlendirmelerini kullanıyor.
Yapıcı geri bildirim, doğru şekilde yapılmadığı takdirde bir çalışanın iş çıktısını etkileyemez. Geri bildirim verirken ve alırken, insanlar savunmaya geçer. Duygular incinir. Geri bildirim alıcının kucaklayabileceği bir şekilde verilmediği için çok sık olarak, yapacağımız iyileştirmeler gerçekleşmez. İleri beslemeli bir değerlendirme, olumsuz çağrışımları ortadan kaldırdığı için bu riski ortadan kaldırabilir. Bunun yerine, çalışanlar motive olmuş ve desteklenmiş hissederek ileriye dönük bir değerlendirme gerçekleştirirler.
İleri besleme değerlendirmeleri, olumlu veya olumsuz geri bildirime odaklanmak yerine gelecekte bir durumun nasıl iyileştirilebileceği konusunda fikir verir. Feedforward yargılayıcı değildir; güçlendirici ve göz açıcıdır. Çalışanlar arasındaki olumlu kişilerarası ilişkileri güçlendirir.
Unutmayalım geçmiş değişmez, ancak gelecek değişebilir. Feedforward, daha iyi bir geleceğin geliştirilmesine odaklanır.
Geleneksel model, zihinsel kontrol panellerimizi kapatır. Değiştiremeyeceğimiz veya kontrol edemeyeceğimiz bir şey hakkında olumsuz geri bildirim aldığımızda, beynimiz, tehdit farkındalığımızı tetikleyen ve bizi savunmaya geçiren strese neden olan hormonlar olan kortizol ile dolar.
Gelecekte gerçekleşebilecek sonsuz çeşitlilikteki fırsatlara değil, geçmişe, halihazırda olanlara odaklanır. Bu nedenle geri bildirim, kapsamlı ve dinamik olmanın aksine sınırlı ve statik olabilir.
İleri beslemeyi denemediyseniz, tavsiyemiz denemeniz. Umarız kaynaklarımızdan oluşturduğumuz bu yazı aydınlatıcı olmuştur.
Kaynak
The Feedback Fix: Dump the Past, Embrace the Future, and Lead the Way to Change, Book by Joe Hirsch
https://www.small-improvements.com/blog/feedback-too-critical-try-the-feedforward-approach/
https://www.marshallgoldsmith.com/articles/try-feedforward-instead-feedback/
